(P) Cum s-a eliminat birocrația din administrația publică și ce pași mai sunt de făcut

Birocrația este un fenomen amplu și complex, care a luat amploare odată cu apariția erei tehnologice și a industrializării. Ea implică stabilirea și implementarea unor proceduri de lucru în cadrul instituțiilor de stat și în cadrul organizațiilor private pentru a crea procese de lucru.

• Jumătate de ţară, sub cod galben de vreme severă până sâmbătă seara. Rafalele de vânt depăşesc 50 km/oră

Disconfortul apare atunci când mediul organizațional este supraîncărcat de foarte multe documente, rapoarte, mulți pași și întâlniri nesfârșite, astfel încât munca productivă efectivă depusă este uneori depășită de pașii birocratici care trebuie făcuți în fiecare zi.

În sistemul administrativ românesc, birocrația încă există, însă de-a lungul anilor, odată cu dezvoltarea tehnologiei și apariția digitalizării, aspectele legate de fluidizarea proceselor de muncă s-au îmbunătățit, după cum ne detaliază și aceste declarații. Multe primării din România au pus la dispoziția contribuabililor modalități de plată a taxelor și impozitelor, prin diferite platforme, aplicații online sau stații de plată amplasate în interiorul primăriilor, scutindu-i astfel pe oameni să evite cozile obositoare și consumatoare de timp.

Digitalizarea în sistemul public este un subiect de actualitate, cu multe provocări și valențe multiple: tehnologice, de infrastructură, de procese, de resurse, de cadru legislativ și multe alte aspecte. Este deseori grea o abordare a digitalizării și în același timp să ai și un răspuns sau o strategie, care, implementată, va rezolva odată pentru totdeauna nevoia de tehnologizare, automatizare și digitalizare a serviciilor publice.

Folosirea de programe software, platforme online sau aplicații interne, astfel încât oamenii să nu fie nevoiți să completeze documente fizic, ci doar să completeze un formular online în care informațiile de bază sunt stocate și reutilizate, este un pas care în multe instituții s-a depășit și deja se realizează acest lucru. Adesea, utilizarea unui program (online sau offline) automatizează lucrurile, astfel încât să nu fie nevoie de documente.

Un alt lucru important în eliminarea birocrației este insuflarea culturii organizaționale în care oamenii sunt axați și învățați să se concentreze pe acțiune. Crearea unei culturi bazate pe acțiune îi motivează pe oameni să facă lucruri, și nu să se ascundă în spatele proceselor greoaie ale birocrației. Eliminând cât mai multă birocrație, lucrurile se pun în mișcare.

De asemenea, și managerii au nevoie să regândească necesitatea de a elimina pe cât posibil unele proceduri care nu fac decât să îngreuneze modul de lucru din interiorul unei instituții. Ei trebuie să ia decizii cât mai rapide pentru a nu crea blocaje în liniaritatea rezolvării unor probleme. Totodată, au nevoie să se asigure că au toate informațiile necesare, știu ce criterii să utilizeze pentru a lua decizia corectă și apoi să ia imediat decizia cea mai potrivită. Cu cât așteaptă mai mult, cu atât problemele devin mai grave. Indecizia este inamicul acțiunii.

Primăriile din România, mai exact cele ale orașelor mari, au reușit să-și simplifice procesele de lucru tocmai prin eliminarea cât mai multor procese redundante, ce nu sunt necesare. Primarii, acei manageri ai instituțiilor publice, au contribuit și ei la furnizarea de servicii publice de calitate, tocmai prin punerea în practică a digitalizării și prin luarea deciziilor potrivite.

Deși birocrația este inevitabilă, iar termenul a fost inventat cu aproximativ două secole în urmă, multe s-au schimbat. Conform hbr.org, angajații de astăzi sunt calificați, nu analfabeți. Deși birocrația există, ea este utilă până la un anumit punct. Cu siguranță, trebuie creat un echilibru între rigiditatea normelor și regulilor și inovație, creativitate și comunicarea instantanee.