Ce trebuie să știi despre comunicarea prin email în mediul de afaceri

Tocmai de aceea email-ul a devenit cea mai utilizată metodă pentru a transmite mesajele către toți aceștia iar activitatea companiilor a devenit dependentă de buna funcționare a mesageriei electronice.

Pentru că e foarte important ca această cale de comunicare să fie disponibilă la orice oră din zi și din noapte, ca mesajele să ajungă rapid și în siguranță la destinatari, nu ne putem lăsa la mâna serviciilor gratuite. În general, cei care oferă hosting pentru site-uri au și soluții profesioniste de găzduire email, dedicate business-urilor. Avantajele sunt multiple. Scalabilitatea căsuțelor de email în funcție de nevoile firmei tale, securitate sporită, asistență tehnică permanentă și, nu în ultimul rând, prețuri accesibile.

O soluție completă, extrem de fiabilă și tot mai folosită în ultimii ani o constituie produsele G Suite, o multitudine de aplicații ”in cloud”, care permit și lucrul în echipă, în timp real, pe documente share-uite între angajații firmei, rapid și în siguranță. Prețurile sunt cuprinse între 5,2 și 23 de euro pe lună, în funcție de pachetul de care ai nevoie (Basic, Business sau Enterprise). Suita include, printre altele:

• Gmail - pentru a comunica ușor prin email;

• Meet - pentru conferințe audio și video;

• Calendar - pentru organizarea și eficientizarea muncii în echipă;

• Drive - pentru stocarea de date și informații;

• Docs - echivalentul Microsoft Office, pentru crearea și editarea documentelor.

Dar nu numai partea tehnică este importantă atunci când vine vorba despre comunicarea prin email în mediul de afaceri. Sunt și alte elemente de care trebuie să ții cont.

Conținutul mesajului trebuie să fie scris clar și concis. Încearcă să nu dai mailuri lungi, cu idei amestecate, care pot bulversa destinatarul. Scrie ideile diferite în paragrafe diferite, pentru a fi ușor de urmărit. Nu abuza de semnele de exclamare și nu folosi prea mult prescurtările. Indiferent de situație, folosește un limbaj calm și, pe cât posibil, formal. Și întotdeauna verifică încă o dată mesajul înainte de a-l trimite pentru a corecta eventualele greșeli.

Titlul / subiectul email-ului trebuie să fie scurt și să reprezinte cât mai bine cuprinsul mesajului. Gandește-te că destinatarul poate primi zeci sau sute de mailuri zilnic și, dacă nu reușești să-i atragi atenția, poate ignora sau chiar șterge mesajul tău fără ca măcar să-l deschidă. Încearcă să te limitezi la 7-8 cuvinte.

Chiar dacă ești pe fugă și ai o grămadă de lucruri de făcut, înainte de a apăsa butonul „Send”, mai verifică o dată dacă numele și adresa de email ale destinatarului sunt corecte. Nu ai vrea ca, din grabă, documentele tale confidențiale sau planul de afaceri să ajungă în inbox-ul concurenței, de exemplu. Totodată, când primești un email de grup, nu folosi „reply to all” decât dacă ești sigur că răspunsul tău este de interes pentru toți cei din listă. Dacă trimiți un mail din greșeală sau către alt destinatar decât intenționai, contactează imediat persoana respectivă, explică-i situația și roag-o să ignore mesajul. Îți poți cere și scuze, dacă situația o impune.

La final, nu uita semnătura, la fiecare email. Majoritatea clienților de email permit setarea unei semnături personalizate, care se atașează automat la finalul textului, de fiecare dată când trimiți un mesaj. În general, aceasta trebuie să conțină doar numele complet, funcția, firma sau organizația pe care o reprezinți și numărul de telefon la care poți fi contactat.

Dacă respecți aceste minime reguli de bază atunci când folosești email-ul în mediul de business, totul ar trebui să fie bine. Nu în ultimul rând, asigură-te întotdeauna că folosești formula de adresare potrivită pentru fiecare destinatar în parte. Evită formulările prea colocviale și arată-le acestora respectul cuvenit, dacă dorești să fi respectat. Doar ești un om de afaceri.

Puteţi urmări ştirile Observator şi pe Google News şi WhatsApp! 📰