Arhivarea documentelor - Prevederi legale și sancțiuni privind nerespectarea acestora

Arhivarea documentelor revine în atribuțiile oricărei instituții și societăți comerciale. De asemenea, păstrarea acestora pentru o anumită perioadă de timp este o altă responsabilitate a operatorilor economici menționați. Deși aceasta este o activitate consumatoare de timp, ea poate fi optimizată cu ajutorul softurilor specializate (dacă se optează pentru varianta electronică) sau folosind accesoriile potrivite (în cazul arhivării pe suport de hârtie). 

Indiferent de metoda aleasă, este esențial ca, în orice societate comercială, să se respecte prevederile legale privind arhivarea documentelor și să se cunoască sancțiunile nerespectării acestora. 

Prevederi legale privind arhivarea documentelor 

Arhivarea documentelor și, implicit, păstrarea lor pentru o perioadă de timp determinată se supune Ordinului nr.2634/2015 care vizează documentația financiar-contabilă. Potrivit acestuia, toate entitățile economice capătă obligativitatea de a stoca documentele justificative economico-financiare care se referă la tranzacțiile efectuate și la înregistrarea lor în contabilitate. 

Arhivarea documentelor are o serie de beneficii pentru administrarea corespunzătoare a activității economice din societăți și instituții, printre care și:

• Facilitarea accesului la informații;

• Păstrarea unei evidențe a operațiunilor din istoricul firmei;

• Verificarea rapidă în cazul inspecțiilor fiscale;

• Probarea anumitor fapte în instanță.

Conform Legii nr.31/1990, arhivarea documentelor justificative și contabile implică:

• Gruparea în ordine cronologică a actelor într-un dosar cu șină. Toate dosarele trebuie să fie numerotate și parafate și așezate de asemenea cronologic;

• Stocarea documentelor de arhivă în spații dedicate, protejate împotriva incendiilor, a distrugerii sau a furtului;

• Păstrarea unei evidențe a actelor din arhivă, precum și a celor care au fost mutate în alte destinații;

Termenele de păstrare a documentelor din arhivă sunt și ele reglementate de legea în vigoare, după cum urmează:

• Statele de plată se păstrează pentru o perioadă de 50 de ani;

• Registrele de contabilitate, alături de alte documente justificative folosite la înregistrările contabile trebuie să existe în arhivă pentru o perioadă de 10 ani;

Un caz aparte, anume documentele care se păstrează pentru doar 5 ani în arhiva societăților, sunt următoarele: 

• Bonuri de consum; 

• Bonuri de predare, transfer sau restituire;

• Note de recepție;

• Constatări de diferențe;

• Liste de inventariere;

• Chitanțe;

• Dispoziții de plată;

• Borderouri de achiziții;

• Deconturi de cheltuieli;

• Fișe de cont;

• Decizii de imputare;

• Angajamente de plată;

• Fișe de magazie;

• Note de debitare;

• Note de creditare;

O mențiune foarte importantă este că acele acte financiar-contabile care atestă proveniența bunurilor a căror durată de viață (garanție) este mai mare de 5 ani, se vor păstra pe toată perioada aferentă duratei de viață utilă a acesteia. 

Cine trebuie să respecte aceste prevederi legale? 

Foarte important de menționat este că legea arhivării se aplică atât pentru arhivele păstrate pe suport de hârtie, cât și în format electronic. Mai mult decât atât, prevederile Legii nr.31/1330 precum și cele consemnate în Ordinul MFP 2634/2015 se aplică și pentru entitățile economice din lista de mai jos: 

• Societăți comerciale;

• Societăți și companii naționale;

• Societăți cooperatiste;

• Instituții publice, persoane juridice sau asociații cu sau fără scop patrimonial;

• Societăți (regii) autonome;

• Organisme de plasament colectiv neconstituite prin act constituitiv (în această categorie sunt incluse fondurile de pensii facultative și private, precum și alte categorii de societăți organizate conform principiilor Codului Civil). 

Sancțiuni privind nerespectarea acestora 

Obligativitatea păstrării documentelor și a evidențelor contabile, fie ele în format electronic sau pe suport de hârtie este o prevedere a articolului 109 din cadrul Codului de Procedură Fiscală. Încălcarea acestei legi atrage sancțiuni grave pentru societățile în cauză. Amenzile sunt cuprinse între 12.000 și 14.000 lei pentru companiile mari și mijlocii și între 2.000 și 3.500 de lei pentru persoanele fizice și pentru firmele mici. 

Înapoi la Homepage

Puteţi urmări ştirile Observator şi pe Google News şi WhatsApp! 📰